Jak szybko i sprawnie przeprowadzić biuro? Zmiana lokalizacji i przeprowadzka biura to zawsze stres i ogromne wyzwanie dla pracowników. W głowie tłoczą się myśli: od czego zacząć, jak zaplanować i zrobić to w sposób najmniej uciążliwy dla funkcjonowania firmy oraz jak uniknąć chaosu dezorganizującego pracę na długi czas? Często jest to proces niezwykle czasochłonny, pracochłonny i obarczony sporym ryzykiem. Dlatego warto zadbać o każdy szczegół i wszystko dokładnie wcześniej zaplanować. Jednak najpierw należy zdobyć wiedzę, jak uniknąć niekomfortowych sytuacji, aby przeprowadzka biura przebiegła sprawnie i bez przykrych niespodzianek.

Planowanie — ustalenie kolejności działań?

 Przeprowadzka biura najczęściej jest oznaką zmiany lokalizacji na lepszą. Oznacza to, że firma dobrze prosperuje, rozwija się i stwarza  korzystniejsze warunki do pracy oraz podnosi poziom obsługi klientów i kontrahentów. Nowe biuro to również większy prestiż. Świeżo wyremontowane, pachnące świeżością pomieszczenia już czekają i swoją „nowością” zachęcają do szybkiego objęcia nowych stanowisk pracy. Jednak zanim to nastąpi, należy zmierzyć się z tematem przeprowadzki. Każda przeprowadzka wiąże się z czasowymi niedogodnościami związanymi z chaosem powstałym wskutek pakowania i przenoszenia sprzętu, mebli i innych elementów wyposażenia. Aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień, spięć oraz sytuacji, w których akcesoria biurowe mogą ulec zniszczeniu, należy starannie zaplanować przeprowadzkę biura.

• Ustalenie daty — to podstawa. Nie może być to jednak pierwsza lepsza data w kalendarzu. Termin powinien być przemyślany i wybrany w taki sposób, aby jak najmniej dezorganizował pracę biura. Choć przewiezienie rzeczy, to raptem kilka godzin, jednak pozostałe aspekty jak pakowanie i rozpakowanie, podłączenie i uruchomienie sprzętu, czy rozstawienie mebli zajmuje więcej czasu niż kilka godzin. Należy założyć, że dwa dni przed przeprowadzką i dwa dni po niej praca nie będzie tak wydajna, jak w standardowy dzień roboczy biura.
• Wynajęcie firmy transportowej — wśród ofert firm transportowych należy znaleźć taką, która najbardziej wpisuje się w wymagania tej konkretnej przeprowadzki. Podstawą jest ustalenie wielkości i ilości mebli oraz sprzętów. Jest to ważne, ponieważ może okazać się, że zamówiliśmy zbyt mały samochód. Dobrze byłoby zapytać o możliwość pomocy oferowanej przez pracowników firmy przewozowej w umieszczeniu wyposażenia w pojeździe.
• Rozdzielenie zajęć pracownikom — aby uniknąć niepotrzebnego chaosu, dobrze jest ustalić osobę, która będzie koordynowała przebieg działań. Będzie ona także odpowiedzialna za zabezpieczenie cennych rzeczy, dokumentacji oraz rozdzielenie zadań pomiędzy pracowników podczas przeprowadzki.
• Porządki, czyli pozbycie się niepotrzebnych rzeczy — przeprowadzka biura to bardzo dobry czas na wyrzucenie zbędnych przedmiotów, które nie przydają się i niepotrzebnie zajmują miejsce.
• Pakowanie i przygotowanie wyposażenia do transportu — niezmiernie ważne jest właściwe zabezpieczenie wszystkich rzeczy w biurze do przeniesienia w nowe miejsce.
• Nowe miejsce — optymalne rozplanowanie przestrzeni, przydział stanowisk pracy, oraz ustawienie mebli i sprzętów to priorytety. Następnie należy zająć się podłączeniem sprzętu komputerowego i pomocniczego takiego jak drukarki, fax, czy ksero. Na koniec można rozpakować pudła z dokumentacją i akcesoriami niezbędnymi do wykonywania pracy.

Jak bezpiecznie spakować wyposażenie?

Aby przeprowadzka biura przebiegła sprawnie, idealnie jest zaangażować do pakowania wszystkich pracowników. Jest zajęcie wymagające zacięcia logistycznego, więc osoba koordynująca powinna wyznaczyć konkretne zadania poszczególnym pracownikom. Należy pamiętać o kilku zasadach:

• dokumentację, segregatory, akcesoria biurowe pakujemy w pudła średniej wielkości, oznaczając i opisując je dokładnie;
• sprzęt elektroniczny zawijamy w zabezpieczającą folię bąbelkową, a następnie w folię stretch  sklejając szeroką taśmą klejącą;
• jeśli sprzęt elektroniczny pakowany jest w pudła, należy wolne przestrzenie wewnątrz wypełnić styropianem lub innym wypełniaczem;
• zabezpieczenie mebli lepiej pozostawić firmie transportowej, posiadającej odpowiednie zabezpieczenia w postaci mat ochronnych;
• ważne dokumenty powinny pozostać pod uważnym nadzorem.

Czy firma outsourcingowa to dobry pomysł?

Warto wziąć pod uwagę, że przeprowadzki biur bywają niezwykle uciążliwe i mogą przerosnąć możliwości pracowników. Można skorzystać z oferty profesjonalnej firmy, która kompleksowo zajmie się przeniesieniem kompletnego wyposażenia biura w nowe miejsce. Firma przejmuje obowiązki i odpowiedzialność w zakresie pakowania, transportowania i wypakowania wyposażenia biura, a także uporządkowania terenu. Zapewni bezpieczeństwo, ponieważ wszystkie przedmioty, sprzęty i meble zostaną odpowiednio zabezpieczone i nie ulegną zniszczeniu podczas transportu w Szczecinie. Doświadczenie, wiedza i znakomita organizacja pracowników firmy gwarantują, że przeprowadzka biura odbędzie się w sposób maksymalnie zorganizowany, co niewątpliwie skraca czas całej akcji do absolutnego minimum, pozwalając na szybki powrót pracowników biura do codziennych zawodowych obowiązków.