W księgowości często mamy do czynienia z trudnymi do ewidencji kwestiami. Jedną z nich jest właśnie impreza integracyjna. Chodzi tutaj głównie o koszty podatkowe. Imprezy integracyjne stanowią bowiem kość niezgody pomiędzy organami podatkowymi a samymi podatnikami. Jak zaksięgować imprezę integracyjną? Rozwiewamy wątpliwości.

Charakterystyka kosztu podatkowego

Na początku skupmy się na tym, czym w ogóle jest koszt podatkowy. Otóż zgodnie z przepisami jest to wydatek, który ma na celu zapewnienie lub zabezpieczenie źródła przychodu. W przepisach znajdują się pewne wyłączenia z kosztów, jednak impreza integracyjna do nich nie należy. W związku z tym możemy zastanawiać się, czy rzeczywiście jest ona kosztem podatkowym, czy nie. Koszt podatkowy różni się od księgowego tym, że ten pierwszy może obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Drugi zaś ma wpływ jedynie na wynik księgowy. 

Księgowanie imprezy integracyjnej

Impreza integracyjna bez wątpienia stanowi koszt dla podatnika. Oczywiście mówimy o koszcie księgowym, który nie jest związany z podatkami. Firma poniosła pewne koszty, dlatego może obniżyć o nie wynik finansowy. Z tym, że z punktu widzenia jednostki nie zawsze jest to korzystne. Chodzi bowiem o to, że podmiotom gospodarczym zależy na osiąganiu jak największych zysków. Tymczasem impreza integracyjna, często bardzo kosztowna, może znacznie ten wynik obniżyć. Nie sposób jednak pominąć tego kosztu księgowego w ewidencji. Do księgowania wykorzystujemy konto kosztowe, a więc zespołu „4”. Może ono nosić nazwę „Koszty pracownicze” lub „Inne koszty”. Konto korespondencyjne stanowi konto rozrachunków oraz VAT naliczony. Następnie możemy przenieść koszt do zespołu „5”. Tutaj musimy rozdzielić wydatek odpowiednio do komórek, w których powstały. Koszty dzielimy więc na pracowników poszczególnych działów. Jeśli impreza była zorganizowana także dla członków zarządu, obciążamy „koszty zarządu”. Każdy księgowy musi tutaj we własnym zakresie dokonać podziału w zależności od specyfiki imprezy.

Zobacz również:

• Kraków kawalerski https://axenation.com/pl/rezerwacja-krakow/
• eventy firmowe Warszawa https://axenation.com/pl/
• wieczór kawalerski Warszawa https://axenation.com/pl/wieczor-kawalerski-warszawa/

Koszt podatkowy?

Pozostaje jeszcze kwestia, czy impreza integracyjna może stanowić koszt podatkowy? Tyle, ile pomysłów na imprezę integracyjną, tyle też odpowiedzi na to pytanie. Sięgnijmy więc do źródeł, czyli interpretacji skarbówki. Generalnie nie ma przeciwwskazań, aby koszty imprezy integracyjnej mogły być kosztami podatkowymi. Niemniej jednak trzeba tutaj spełnić kilka warunków. Jakich? Przede wszystkim impreza musi być zorganizowana dla pracowników bądź danej grupy osób. Chodzi o to, że osoby, które lepiej się znają, mogą efektywniej pracować. Co za tym idzie, mogą one generować wyższe przychody dla pracodawcy. Ta przesłanka spełnia więc zasadę zabezpieczenia źródła przychodu, która jest wskazana w przepisach. Co ważne, impreza musi być zorganizowana dla pracowników. Imprezy typu wieczór kawalerski czy rodzinny obiad nie mogą stanowić kosztu podatkowego. Zgodnie z zasadami rachunkowości, nie powinny one stanowić nawet kosztu księgowego. Jak dokonujemy księgowań w takim przypadku? Zgodnie z powyższym schematem. Jeśli firma nie jest podatnikiem VAT, może wysokość tego podatku również wliczyć w koszty. Co ciekawe, w momencie, gdy konkretne usługi możemy przyporządkować do konkretnego pracownika, powinniśmy mu wystawić PIT. Generujemy bowiem przychód po jego stronie, który podlega opodatkowaniu.

Kiedy impreza integracyjna nie jest kosztem podatkowym?

Są jednak sytuacje, w których nie mamy prawa uznać wydatków na imprezę integracyjną za koszt podatkowy. Istnieją również przypadki, w których tylko część wydatków może być kosztem podatkowym. Pierwszą sytuacją może być na przykład spotkanie osób z zarządu. Takie wydarzenie nie nosi znamion imprezy integracyjnej. Drugim zaś przypadkiem jest sytuacja, w której firma ponosi wydatki na alkohol. Przy księgowaniu kosztów nie możemy zapomnieć o ustawowych wyłączeniach. Są one przed oficjalnymi interpretacjami urzędniczymi. Nawet, jeśli interpretacja mówi, że koszty stanowią koszty podatkowe, to jeśli są one wyłączone ustawowo, nie mamy prawa do ich odliczenia. Wtedy też wydatki na alkohol trzeba umieścić w kategorii kosztów niepodatkowych, natomiast reszta może być jak najbardziej kosztem podatkowym. Pamiętajmy, żeby zawsze bardzo dokładnie dokonać analizy kosztów. Prośmy więc o szczegółowe faktury od organizatorów imprezy. Ni wystarczy napisać na nich „impreza integracyjna”. Tego typu faktury urzędnicy najczęściej podważają podczas kontroli. Tymczasem za niewłaściwie dokonane odliczenie odpowiada podatnik, a więc firma. Impreza integracyjna często stanowi poważny wydatek, a więc i niemałe odliczenie podatkowe. Uważajmy jednak, czy rzeczywiście mamy prawa go dokonać. Nie zapominajmy, że impreza musi być zorganizowana w celach integracyjnych, a nie na przykład jako spotkanie wybranych osób. Jest to w zasadzie najważniejsza kwestia, gdyż ewentualne wydatki prywatne właścicieli nigdy nie są kosztami podatkowymi. Księgowanie kosztów imprezy integracyjnej nie jest trudne, jednak trzeba wiedzieć, jak się do tego zabrać.