Zorganizowanie naprawdę dobrej konferencji, nie jest wcale zadaniem łatwym, szybkim i mało wymagającym. Potrzeba w tym zakresie stosownej wiedzy, odpowiedniego doświadczenia, bycia wszechstronnym w wielu dziedzinach i profesjonalnego podejścia do tematu. Aby organizacja konferencji była taka, jakiej sobie życzy jej prowadzący, należy często zaangażować bardzo wielu ludzi i ogrom sił, by wszystko wyglądało tak, jak powinno i było zapięte na ostatni guzik. Tutaj nie może być mowy o błędach, nie można zapomnieć o najmniejszych nawet detalach i szczegółach, bo każdy z nich się liczy i każdy odgrywa bardzo ważną rolę. Czasami zdarza się tak, że bardzo ważna konferencja przygotowywana jest nawet przez kilka miesięcy, tak, aby mogła ona wyglądać w taki sposób, jak wyglądać powinna. Niestety bardzo często mimo ogromu pracy zdarzają się wpadki, pojawiają się rzeczy, o których zapomnieliśmy i które całkowicie wypadły nam z głowy. Co więc zrobić, aby organizacja konferencji przebiegała jak najlepiej, a o wpadkach nie mogło być mowy? 

Odpowiednia koncepcja i dobry plan to podstawa

Zaplanowanie wszystkiego jest elementem najważniejszym, od którego należy wszystko zacząć. Jeśli bowiem będziemy mieć plan, wówczas sama realizacja to już tylko kwestia wykonania danego zadania. Należy więc dokładnie przemyśleć koncepcję, określić profil, jak również i liczbę uczestników, którzy w takiej konferencji będą brali udział. Należy wybrać miejsce, gdzie ona będzie przeprowadzona, jednocześnie od razu rezerwując termin. Trzeba w planie zawrzeć wszelkie najmniejsze detale i szczegóły. Skąd wziąć catering, jak ustawić krzesła lub stoły, jakich gości zaprosić, jakie tematy poruszać. Im więcej szczegółów znajdzie się w naszym planie, tym cała realizacja będzie zdecydowanie łatwiejsza w wykonaniu.

Stworzenie harmonogramu i kosztorysu

Istotne jest to, aby przygotować scenariusz. Dzięki niemu będziemy wiedzieli, kiedy, co i jak zrobić, by wszystko zostało wykonane zgodnie z planem. Tak naprawdę organizacja konferencji w głównej mierze składa się z planowania i załatwiania wszelkich kwestii, a samo jej już przygotowanie na gotowe, to tylko kwestia chwili. A jeśli już mamy ten scenariusz, to kolejnym bardzo ważnym elementem jest również kosztorys. Musimy bowiem wiedzieć, ile takie przedsięwzięcie będzie nas kosztować, bowiem zazwyczaj każdy, kto jest organizatorem konferencji, ma na to odpowiednią sumę pieniędzy. Trzeba więc przed samą realizacją pomysłów dokonać obliczenia i sprawdzić, czy dana kwota wystarczy na to, co chcemy przygotować. Jeśli tak – to dobrze, jeśli nie – to trzeba szukać w poszczególnych rozwiązaniach oszczędności, tak, aby wilk był syty i owca cała.

Wybór odpowiednich podwykonawców

Jak wspomnieliśmy na początku, organizacja konferencji wiąże się przede wszystkim z dużym wyzwaniem, do którego potrzebny jest sztab ludzi odpowiedzialnych za poszczególne zadania. Każdy podwykonawca, którego wybierzemy będzie więc odpowiedzialny za konkretną dziedzinę. Jedna firma wykona catering, druga stworzy odpowiednie oświetlenie, jeszcze inna zadba o nagłośnienie. Rolą organizatora nie jest stworzenie wszystkiego samodzielnie, bo nie jest to po prostu możliwe. Podstawą jest to, aby umieć wyszukać ludzi, którzy za poszczególne prace będą odpowiedzialni i którzy zrobią swoją pracę najlepiej, jak tylko to możliwe.

Istota tkwi w szczegółach

Bardzo ważne jest to, aby zadbać o każdy najmniejszy nawet detal i szczegół, bowiem on bardzo często wpływa na to, jak wygląda potem całość. Trzeba więc dopilnować kwestię umów, należy sprawdzić czy sprzęt działa tak, jak powinien, należy zatroszczyć się o dopilnowanie wszystkiego pod każdym możliwym względem. Organizacja konferencji powinna być zakończona próbą generalną, tak, aby móc zobaczyć, czy wszystko działa dobrze i czy nie zapomnieliśmy o czymś, co w trakcie jej trwania może okazać się bardzo ważne.

Spokój – organizacja konferencji bez niepotrzebnych nerwów

I na koniec – tylko spokój nas uratuje. Jeśli poświęciliśmy temu przedsięwzięciu dużo czasu, zatroszczyliśmy się o wszelkie, najmniejsze nawet elementy, próba generalna wyszła naprawdę bardzo dobrze, to teraz nie pozostało już nic, jak tylko czekać na efekt finalny. Wiadomo, iż każdy organizator stresuje się tego typu sytuacjami, by chce, aby organizacja konferencji wyszła naprawdę najlepiej, jak tylko to możliwe. W dniu jednak, w którym ma się ona odbyć i już nic nie zmienimy, nie ma sensu zaprzątać sobie głowy rzeczami, na jakie już nie mamy wpływu. Bo jak wiadomo, w trakcie jej trwania może wydarzyć się wiele różnych sytuacji, ale nie są zupełnie od nas zależne. Grunt to wierzyć, że my włożyliśmy w jej przygotowanie ogrom pracy, mając przy tym nadzieję, że wszystko w 100% zostanie zrealizowane tak, jak tego byśmy chcieli. To stanowi element nadrzędny i na tym właśnie należy się skupić. Każda konferencja będzie udana, jeśli czuwać będzie nad nią ktoś, kto ma w tym temacie stosowne pojęcie.